Skip to main content

Συχνές Ερωτήσεις (Μεταφρασμένο Παράρτημα Ερωτήσεων-Απαντήσεων)

Μεταφρασμένο και ελαφρώς επεξεργασμένο από το παράρτημα του επίσημου εγχειριδίου "Παράρτημα Χρήσιμες Ερωτήσεις – Απαντήσεις".

1. Υπόκειμαι στις νέες ψηφιακές διαδικασίες οργάνωσης χρόνου εργασίας;​

Σύμφωνα με την υπουργική απόφαση για τη Β' Φάση – Υπο-φάση Ι, η διαδικασία απογραφικής δήλωσης ("απογραφική") της Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας αφορά όλους τους εργοδότες/επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως οικονομικής δραστηριότητας και μεγέθους, που απασχολούν προσωπικό με σχέση μισθωτής εξαρτημένης εργασίας. Δηλαδή: όλοι οι εργοδότες με τουλάχιστον έναν μισθωτό εργαζόμενο υπόκεινται. Η εγγραφή γίνεται μέσω της δήλωσης Μεταβολή Εργασιακής Σχέσης, και ακολουθούν οι σχετικές δηλώσεις προγράμματος (Σταθερό Εβδομαδιαίο, Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά Ημέρα, Άδειες).

Σχετικά με την Κάρτα Εργασίας: η ένταξη γίνεται σταδιακά, ανά κλάδο και/ή ανά αριθμό προσωπικού. Οι σχετικές αποφάσεις και προθεσμίες ανακοινώνονται ξεχωριστά.

2. Πώς εφαρμόζω την Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας για το σύνολο του προσωπικού μου;​

Για να κάνετε την απογραφική δήλωση, υποβάλετε μια νέα Δήλωση Μεταβολής Εργασιακής Σχέσης επιλέγοντας, για κάθε εργαζόμενο:

  • Στοιχεία Απασχολούμενου: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
  • Ημερομηνία Αναφοράς (Εφαρμογής) της δήλωσης — π.χ. 16/11/2022
  • Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας: Ναι
  • Συμβατικές Εβδομαδιαίες Ώρες Πλήρους Απασχόλησης (π.χ. 40 ή 37)
  • Εβδομαδιαία Απασχόληση (5-ήμερη / 6-ήμερη)
  • Κάρτα Εργασίας: Όχι (εκτός εάν ο κλάδος σας είναι ήδη ενταγμένος στο σύστημα Κάρτας Εργασίας)
  • Ευέλικτη Προσέλευση: 0 (σχετικό μόνο εάν η Κάρτα Εργασίας είναι ενεργή)
  • Διάλειμμα (Λεπτά), π.χ. 15' ή 30'
    • Εντός Ωραρίου: Ναι εάν το διάλειμμα είναι εντός του ωραρίου, Όχι εάν επεκτείνει το πρόγραμμα

Από την επιλεγμένη ημερομηνία ισχύος και έπειτα, το Ε4 – Συμπληρωματικό Ωράριο δεν είναι πλέον διαθέσιμο — πρέπει να χρησιμοποιήσετε αντί αυτού Σταθερό Εβδομαδιαίο ή Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά Ημέρα.

Καταργούμενα έντυπα: Μετά την ένταξη ενός εργαζομένου, το Ε4 – Συμπληρωματικό Ωράριο καταργείται γι' αυτόν, και στα Ε4 Τροποποιητικός Αποδοχών / Ε4 Ετήσιο, τα πεδία ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ - ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ και ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ – ΔΙΑΚΟΠΗ πρέπει να παραμένουν κενά.

3. Χρειάζονται δηλωμένο πρόγραμμα τα Διευθυντικά Στελέχη;​

Τα Διευθυντικά Στελέχη εγγράφονται κανονικά στην Οργάνωση Χρόνου Εργασίας εάν έχουν σχέση μισθωτής εργασίας. Όμως, για εργαζόμενους που πληρούν τα κριτήρια να χαρακτηριστούν ως Διευθυντικά Στελέχη και είναι επομένως εξαιρούμενοι από τα όρια χρόνου εργασίας, ο εργοδότης δεν υποχρεούται να δηλώσει πρόγραμμα εργασίας γι' αυτούς.

Στη Φάση Β, στη δήλωση Μεταβολή Εργασιακής Σχέσης: επιλέξτε Ψηφιακή Οργάνωση: Ναι και Κάρτα Εργασίας: Όχι, αλλά δεν απαιτείται υποβολή Ψηφιακού Προγράμματος για αυτό το προσωπικό.

Το ίδιο ισχύει για το Δανειζόμενο Προσωπικό υπό Εταιρεία Προσωρινής Απασχόλησης (ΕΠΑ) — ο έμμεσος εργοδότης (η εταιρεία προσωρινής απασχόλησης) δεν υποχρεούται να υποβάλει το Ψηφιακό Πρόγραμμα· αυτό θα ήταν ευθύνη του άμεσου (φιλοξενούντος) εργοδότη, όπου ισχύει.

4. Πώς δηλώνω εναλλασσόμενο/μερικής απασχόλησης πρόγραμμα για μη εργάσιμες ημέρες;​

Δηλώστε τις συμβατικές ώρες πλήρους απασχόλησης ανά εβδομάδα (π.χ. 40 ώρες, ή λιγότερες σύμφωνα με συλλογική σύμβαση, π.χ. 37 ώρες για τράπεζες) και το σύστημα εργάσιμων ημερών της εταιρείας (5-ήμερη ή 6-ήμερη).

Αυτό κάνει εμφανές, μέχρι ποιο όριο, ένας εργαζόμενος μερικής απασχόλησης θα μπορούσε ενδεχομένως να κληθεί να εργαστεί επιπλέον (δηλαδή έως τη συμπλήρωση του πλήρους συμβατικού εβδομαδιαίου προγράμματος).

Εντός του Ψηφιακού Προγράμματος, η οργάνωση του χρόνου εργασίας πρέπει πάντα να υποβάλλεται πριν από την έναρξη της εργασίας (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο). [Στο Σταθερό, πρέπει πάντα να καλύπτονται όλες οι 7 ημέρες· στο Μεταβαλλόμενο, κάθε ημερομηνία στο δηλωμένο εύρος "Από… – Έως…" πρέπει να έχει τύπο απασχόλησης.]

Για την Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, τόσο το Σταθερό όσο και το Μεταβαλλόμενο υποστηρίζουν: Εργασία (ώρα από/έως), Τηλεργασία (ώρα από/έως), Ανάπαυση/Ρεπό, και Μη Εργασία (χρησιμοποιείται για μερική/εναλλασσόμενη απασχόληση).

Θεωρητικά: ένας εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης με σταθερές ημέρες, π.χ. εργασία Τρίτη–Παρασκευή 09:00–17:00, θα έχει Σάββατο/Κυριακή ως Ανάπαυση. Σε ένα εναλλασσόμενο σύστημα, π.χ. εργασία μόνο Δευτέρα & Τρίτη 09:00–17:00, οι υπόλοιπες εργάσιμες ημέρες του εβδομαδιαίου συστήματος είναι τεχνικά ΜΗ ΕΡΓΑΣΙΑ, παρότι λειτουργικά μοιάζει με ανάπαυση.

Στο Μεταβαλλόμενο, μπορείτε να δηλώσετε μόνο Δευτέρα & Τρίτη, αλλά εάν γίνει αλλαγή (π.χ. η Δευτέρα δεν δουλεύεται, αντικαθίσταται από άλλη ημέρα), αυτή πρέπει να δηλωθεί πριν την έναρξη της μισθολογικής περιόδου, και δεν πρέπει να επικαλύπτεται με ήδη δηλωμένη ώρα έναρξης για τη Δευτέρα στην αρχική δήλωση Ψηφιακού Προγράμματος.

5. Μπορεί το σύστημα να προσυμπληρώνει Τηλεργασία σε μη σταθερές ημέρες;​

Η Τηλεργασία μπορεί να δηλωθεί ακόμη και αν δεν είναι σταθερή εβδομαδιαία δήλωση, χρησιμοποιώντας την προσυμπλήρωση "Από – Έως" για την εβδομάδα, είτε στη φόρμα Σταθερού είτε στη φόρμα Μεταβαλλόμενου προγράμματος.

6. Τι σημαίνει "Ευέλικτη Προσέλευση" (Flexible Arrival)?​

α) Ισχύει για όλους τους εργαζόμενους εντεταγμένους στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, υπό την προϋπόθεση ότι έχει ενεργοποιηθεί η Κάρτα Εργασίας και τόσο ο εργοδότης όσο και ο εργαζόμενος έχουν συμφωνήσει να τη χρησιμοποιήσουν όπως περιγράφεται παραπάνω. Η Ευέλικτη Προσέλευση επιτρέπεται μόνο όταν έχει ενεργοποιηθεί η Κάρτα Εργασίας.

β) Όταν ισχύει η "Ευέλικτη Προσέλευση", η προσέλευση είναι δυνατή εντός X λεπτών (έως μέγιστο 120') από τη δηλωμένη ώρα έναρξης της πιο πρόσφατα δηλωμένης Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας για εκείνη την ημέρα.

7. Πώς διαχειρίζομαι προϋπάρχουσα άδεια (μακροχρόνια αναρρωτική, στρατιωτική θητεία, γονική άδεια, κ.λπ.) κατά την υποβολή του προγράμματος;​

Στη δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας, δηλώστε αρχικά το πρόγραμμα εργασίας ως ΕΡΓΑΣΙΑ, και στη συνέχεια δηλώστε όλες τις άδειες χρησιμοποιώντας τον κατάλληλο κωδικό από τον πίνακα Κωδικοί Τύπων Αδειών, σύμφωνα με τη σχετική υποβολή.

8. Πώς εγγράφεται το δανειζόμενο προσωπικό;​

Όπως και για το υπόλοιπο προσωπικό, ο εργοδότης πρέπει να ολοκληρώσει τη διαδικασία απογραφικής δήλωσης για κάθε δανειζόμενο εργαζόμενο που απασχολεί κατά τη διάρκεια της απόσπασης. Η ψηφιακή δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας υποβάλλεται, σε κάθε περίπτωση, πριν την έναρξη της ανάθεσης από τον "άμεσο" (φιλοξενούντα) εργοδότη, και όπου ισχύει επίσης από τον "έμμεσο" εργοδότη (εταιρεία προσωρινής απασχόλησης). Βλ. επίσης Ερώτηση 4.

9. Τι γίνεται εάν χρειάζεται να κάνω εκπρόθεσμη διόρθωση σε ένα πρόγραμμα;​

Δεν υπάρχει πρόβλεψη για εκπρόθεσμη υποβολή τροποποιήσεων προγράμματος.

10. Μπορεί να επανυποβληθεί η δήλωση Μεταβολής Εργασιακής Σχέσης;​

Ναι.

11. Μπορεί να αλλάξει η ευέλικτη προσέλευση μετά την αρχική δήλωση;​

Ναι, χρησιμοποιώντας την ίδια φόρμα Μεταβολή Εργασιακής Σχέσης, σε διαφορετική ημερομηνία.

12. Για μητέρες με μειωμένο ωράριο, δηλώνω πραγματικές ή συμβατικές ώρες;​

Το πεδίο "Συμβατικές Ώρες" δεν σχετίζεται με μειωμένα προγράμματα. Είναι ξεκάθαρο και αναφέρεται στις Συμβατικές Ώρες Πλήρους Απασχόλησης ανά Εβδομάδα (τις εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης σύμφωνα με Συλλογική Σύμβαση Εργασίας / Διαιτητική Απόφαση, π.χ. 40).

13. Ποιο έντυπο χρησιμοποιείται όταν ένας εργαζόμενος μεταφέρεται σε άλλο παράρτημα/κατάστημα;​

Μια νέα δήλωση Μεταβολή Εργασιακής Σχέσης για το νέο παράρτημα, συν μια νέα δήλωση προγράμματος για το νέο παράρτημα.

14. Τι πρέπει να γνωρίζω για αλλαγές προγράμματος που αφορούν παρελθούσες ημερομηνίες;​

α. Στο Ψηφιακό Πρόγραμμα, η υποβολή της οργάνωσης χρόνου εργασίας πρέπει πάντα να γίνεται πριν την έναρξη της δηλωμένης εργασίας (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο). [Στο Σταθερό, πάντα 7 ημέρες· στο Μεταβαλλόμενο, κάθε ημερομηνία στο "Από… – Έως…" πρέπει να έχει τύπο απασχόλησης.]

β. Στο Ψηφιακό Πρόγραμμα, κάθε αλλαγή/τροποποίηση πρέπει πάντα να γίνεται πριν την έναρξη της περιόδου ισχύος της πιο πρόσφατης δήλωσης.

Εάν ένας εργαζόμενος έχει ήδη δηλωμένο πρόγραμμα 10:00–14:00 και στη συνέχεια ενημερωθεί ότι πρέπει επιπλέον να εργαστεί έως τις 18:00, στις 13:00 της ίδιας ημέρας, θα μπορούσατε να υποβάλετε είτε:

  • μια νέα Μεταβαλλόμενη δήλωση για 13:00–18:00, είτε
  • μια νέα δήλωση μόνο για 14:01–18:00 (έτσι ώστε να μην επικαλύπτεται η αρχική δήλωση 10:00–14:00).

Για την ίδια ημέρα, εάν το αρχικό πρόγραμμα ήταν 09:00–14:00 και η ώρα είναι τώρα 10:45, θα μπορούσατε να υποβάλετε είτε ΕΡΓ 09:00–18:00 είτε ΕΡΓ 09:00–14:00 + ΕΡΓ 14:01–18:00 — αλλά πάντα πριν την έναρξη του επόμενου γεγονότος.

Η εκπρόθεσμη υποβολή τροποποίησης προγράμματος δεν είναι δυνατή.

15. Μεταφόρτωση αρχείου (συμπεριφορά αντικατάστασης)​

Εάν μεταφορτώσετε ένα αρχείο Excel Μεταβαλλόμενου/Τροποποιούμενου ανά Ημέρα Προγράμματος για τον επόμενο μήνα, αντικαθιστά το υπάρχον, ή πρέπει να το κάνετε σήμερα;

Η μεταφόρτωση ενός αρχείου διαγράφει τις υπάρχουσες καταχωρίσεις για το πεδίο εφαρμογής της συγκεκριμένης δήλωσης (δηλαδή επηρεάζεται μόνο το περιεχόμενο του εύρους ημερομηνιών αυτής της συγκεκριμένης δήλωσης) — δεν είναι προσθετική. Εάν είχατε ήδη συμπληρώσει κάτι για συγκεκριμένη ημερομηνία σε μια δήλωση, η μεταφόρτωση ενός νέου Excel για αυτή τη δήλωση θα το διαγράψει.

Υπενθύμιση: οι δηλώσεις προγράμματος ισχύουν μόνο εντός του εύρους Ημερομηνία Εφαρμογής Ωραρίου Από / Έως της εκάστοτε δήλωσης. Όταν πολλαπλές δηλώσεις επικαλύπτονται σε μια ημερομηνία/περίοδο, ισχύει η πιο πρόσφατα υποβληθείσα δήλωση.

16. Μέχρι πότε μπορεί ο εργοδότης να δηλώσει υπερωρία;​

Η νόμιμη υπερωρία πρέπει να καταγράφεται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μέσω της Ε8: Αναγγελία Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης, για κάθε εργαζόμενο, πριν αυτή πραγματοποιηθεί — δηλαδή πριν τη λήξη του υφιστάμενου δηλωμένου προγράμματος για εκείνη την ημέρα. Η υφιστάμενη διαδικασία και οι ροές Ε8 παραμένουν αμετάβλητες.

17. Υπάρχει προθεσμία για τη δήλωση αδειών/απουσιών εκ των υστέρων;​

Η υποχρέωση δήλωσης οποιουδήποτε τύπου άδειας/απουσίας εντός των πρώτων δέκα ημερών του επόμενου μήνα προσθέτει σημαντικό διοικητικό φόρτο, ο οποίος δεν υπήρχε προηγουμένως υπό το προηγούμενο νομικό πλαίσιο. Προς το παρόν δεν υπάρχει διασαφήνιση σχετικά με το εάν συγκεκριμένοι τύποι αδειών είναι αμειβόμενοι/μη αμειβόμενοι, ούτε για το πώς να χειριστούν τύποι αδειών που δεν καλύπτονται από τη τυποποιημένη λίστα (π.χ. εκείνοι που χορηγούνται μέσω Επιχειρησιακής ΣΣΕ).

Απάντηση: Δεν υπάρχει διάκριση με βάση αμειβόμενη/μη αμειβόμενη άδεια. Η εγγραφή "ΑΛΛΗ ΑΔΕΙΑ" καλύπτει κάθε νόμιμο τύπο άδειας που δεν περιλαμβάνεται στην τυποποιημένη λίστα του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.

Επιπλέον, η υποχρέωση υποβολής δηλώσεων αδειών που έχουν ήδη ληφθεί — οι οποίες, σύμφωνα με την Υ.Α. 49758/22, πρέπει να ολοκληρωθούν εντός των πρώτων δέκα ημερών του μήνα που ακολουθεί τον μήνα χορήγησης της άδειας — δεν καταργεί τη δυνατότητα δήλωσής τους και για παλαιότερη περίοδο. Αναμένεται ερμηνευτική εγκύκλιος που θα διασαφηνίσει ανοιχτά ζητήματα από την πρώτη εφαρμογή του ψηφιακού προγράμματος και της Κάρτας Εργασίας.

18. Ποια κανάλια υποβολής υπάρχουν για τις νέες δηλώσεις;​

Όλα τα παρακάτω υποστηρίζονται τόσο για τη δήλωση Μεταβολής Εργασιακής Σχέσης όσο και για τις δηλώσεις Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας:

  • Υποβολή web φόρμας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ
  • Μεταφόρτωση αρχείου XML στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ
  • Αυτοματοποιημένη υποβολή μέσω του νέου Web API για εργοδότες

19. Πώς επικυρώνω το XML που παράγω;​

Η διαδικασία επικύρωσης εφαρμόζεται σε όλα τα αρχεία XML του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Εάν το XML σας δεν είναι έγκυρο, επικυρώστε το έναντι του παρεχόμενου XSD. Ένα δωρεάν εργαλείο όπως το Notepad++ με το plugin XML Tools μπορεί να σας δείξει τα σφάλματα επικύρωσης.

20. Τύποι αδειών που δεν περιλαμβάνονται στη λίστα​

Εάν οι τύποι αδειών που χορηγεί η εταιρεία σας (μέσω κλαδικών ή επιχειρησιακών συμβάσεων) δεν περιλαμβάνονται στην παρεχόμενη λίστα τιμών, επιλέξτε:

  • Άλλη Άδεια (ΑΔΑΛ) για άδεια ολόκληρης ημέρας, ή
  • Άδεια Άλλη (ΩΡΕΣ) (ΩΑΑΛ) για ωριαία άδεια (Ωροάδεια).

21. Εργαζόμενος εργάζεται Δευτέρα–Πέμπτη 8ωρο και Παρασκευή 7,5ωρο — πώς συμπληρώνω το Ε3;​

Για το Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης Ε3, τα υποχρεωτικά πεδία για την πρώτη ημέρα απασχόλησης είναι η ώρα έναρξης και λήξης (δεν απαιτείται συνημμένο αρχείο, και τα πεδία ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ - ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ / ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ – ΔΙΑΚΟΠΗ δεν συμπληρώνονται).

Για τις επόμενες ημέρες, πρέπει να υποβάλετε πρόγραμμα Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας πριν την έναρξη αυτών των ημερών — είτε Σταθερό Εβδομαδιαίο (εάν οι ώρες/ημέρες είναι σταθερές) είτε Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά Ημέρα (εάν οι ώρες/ημέρες δεν είναι σταθερές).

22. Υπάρχει όριο στον αριθμό διαστημάτων "Από–Έως" ανά ημέρα στο Ψηφιακό Πρόγραμμα;​

Π.χ. για 10:00–12:00 / 14:00–18:00 / 20:00–22:00 / 23:00–23:45 — μπορούν όλα αυτά να δηλωθούν;

Προς το παρόν δεν υπάρχει επιχειρηματικό όριο. Τεχνικά, εάν χρειαστεί, η δυνατότητα προσθήκης περισσότερων διαστημάτων θα επανεξεταστεί.

23. Πώς αντιμετωπίζονται οι αργίες/απεργίες για κλειστές επιχειρήσεις;​

Προς το παρόν δεν υπάρχει πρόβλεψη για δήλωση ημερών κατά τις οποίες η επιχείρηση είναι κλειστή λόγω αργίας ή απεργιακής κινητοποίησης (η οποία μπορεί να ποικίλλει ανά περιοχή ή κλάδο).